Reuniões

Filho, sempre que você coloca seres humanos juntos, você cria um microcosmos, uma amostra mais ou menos interessante do nosso mundo. Você experienciará isso muitas vezes nas chamadas reuniões.

A primeira coisa a se perguntar em uma reunião é se ela tem objetivo estabelecido. Você se surpreenderá em descobrir que boa parte não tem (verdade!). Se tem, certifique-se de que todos o conhecem. Para isso, é importante começar gastando 5 minutos na formação de uma visão comum. Só a partir daí é que começa a reunião. Deixo algumas dicas a você:

• Comece pelos pontos em que haja concordância. Isso cria reserva de boa vontade nos participantes, fazendo com que se desarmem.
• Se possível, conheça o temperamento das pessoas que ali estão e tente equilibrá-los para que não haja perda de ideias e participação: estimulando o introspectivo a falar, dando uma visão mais ampla ao detalhista, um tempero humano ao sistemático, profundidade de análise ao superficial, contenção ao empolgado.
• A cada assunto abordado, conclua. Escreva, mesmo que seja de forma resumida, e deixe as conclusões à vista de todos para que possam lê-las a qualquer momento (talvez em um quadro ou em uma folha de papel).
• Documente o que for impactante em uma ata. A ata deve ser feita também à vista de todos, usando as conclusões que estão escritas como base, e o texto deve ser aprovado na hora por todos. Se possível, escreva você. A história que irá ficar da reunião é esta. Reunião sem ata não existiu.

Por fim, não deposite demasiada esperança nas reuniões. Elas são uma resposta boa para alguns casos e uma fuga para outros. São usadas quando se quer resolver um problema e também quando se quer tumultuá-lo mais.  Podem ser uma resposta a uma pergunta ou a algo que não foi perguntado. Não se deixe manipular em casos inúteis. Seja direto, respeitoso, humano, objetivo para que você seja um elemento a melhorá-las e torná-las efetivas.